Události

Menu Události slouží k organizaci a řízení průběhu událostí, např. závodů či zkoušek. Události poskytují širokou variabilitu a je možné využít několik možností jejich nastavení.

U každé události je možné v editačním módu nastavit mimo jiné:

  • komu bude událost přístupná,

  • základní údaje, které se budou zobrazovat přihlašovaným osobám,

  • kompletní ceník, podle kterého se budou automaticky vytvářet pohledávky,

  • chování on-line registrace,

Správa událostí

Základní obrazovka poskytuje přehled o všech existujících událostech vaší organizace.

Novou událost je možné založit:

  • přidáním události pomocí funkce Nová událost,

  • vytvořením Kopie již existující události.

V seznamu je možné filtrovat události podle:

  • Stavu zveřejnění

    • rozpracované - události označené ikonou ikona oko ne, které ještě nebyly zveřejněny, viz zveřejnění události,

    • publikované - hotové události, které již byly zveřejněny,

    • všechny události.

  • Data konání události

    • probíhající a nadcházející,

    • pouze probíhající,

    • pouze nadcházející,

    • pouze uplynulé,

    • vše - všechny události organizace bez ohledu na datum konání.

Kliknutím na název události přejdete do Seznamu účastníků. Pro zobrazení události v členské sekci klikněte na ikonu ikona external link. U každé události se dále nachází trojice tlačítek tlacitka udalosti, pomocí kterých můžete:

Vytvoření nové události

Kliknutím na tlačítko tlacitko nova udalost se zobrazí panel pro zadání povinných údajů události.

nova udalost povinne
Obrázek 1. Vyplnění povinných atributů události

Po vyplnění údajů pokračujte stisknutím tlačítka →Pokračovat na zadání základních údajů.

Po založení se vám otevře událost v editačním módu.

Kopie události

Pro zjednodušení přípravy podobných či stejných událostí je možné využít funkci pro kopii existující události.

K tomu slouží tlačítko ikona kopie v seznamu událostí nebo tlačítko tlacitko vytvorit kopii v detailu události, kterou chceme duplikovat.

Tím se automaticky vytvoří kopie zvolené události. Nově vzniklá událost je nepublikovaná a obsahuje stejné základní informace, bloky i ceník, jako originál, pouze název kopie obsahuje slovo "- kopie".

Veškeré údaje můžete upravit podle potřeby v editačním módu.

Zveřejnění událostí

Po vytvoření nové události nebo kopie existující události je událost ve stavu rozpracovaná a zobrazuje se s ikonou ikona oko ne.

Před publikováním si můžete zobrazit připravovanou událost v členské sekci kliknutím na tlačítko ikona external link.

Pokud máte zapnutou on-line registraci, můžete si zkontrolovat také přihlašovací formulář.

Zatržením možnosti Publikovat se událost stane viditelnou a dostupnou pro přihlašování účastníků. Kdo bude mít k publikované události přístup, je určeno možnostmi Veřejná, Neveřejná nebo Soukromá, viz nastavení viditelnosti.

udalost publikovat
Obrázek 2. Zveřejnění události

Seznam zvěřejněných událostí můžete umístit také na své webové stránky pomocí připraveného doplňku, který naleznete v menu Moje organizace → Doplňky → karta Správa událostí. Pro pomoc s jeho použitím se prosím obraťte na technickou podporu.

Definice události

Editační mód slouží k nastavení události a je dostupný pomocí ikony ikona upravit u požadované události. Úpravy je možné provádět po zveřejnění i v průběhu registrace na událost.

Nastavení se skládá z několika kroků:

Před publikováním si můžete zobrazit připravovanou událost v členské sekci kliknutím na tlačítko ikona external link.

Pokud máte zapnutou on-line registraci, můžete si zkontrolovat také přihlašovací formulář.

Základní informace

Tato karta umožňuje úpravu základních údajů a místa konání události.

Zatržítko Publikováno slouží ke Zveřejnění události.

Viditelnost události může být nastavena jako:

  • Veřejná - událost je viditelná pro všechny uživatele - přihlášené i nepřihlášené. Je vidět v seznamu událostí a je možné zobrazit její detail.

  • Neveřejná - přihlášení uživatelé vidí událost v seznamu událostí a mohou zobrazit její detail. Nepřihlášení uživatelé mohou zobrazit detail události, pokud obdrží (např. e-mailem) odkaz na tuto událost.

  • Soukromá - přihlášení uživatelé vidí událost v seznamu událostí a mohou zobrazit její detail. Nepřihlášení uživatelé nemohou událost zobrazit.

Dále můžete nastavit:

  • název,

  • datum konání,

  • základní popis a podrobnosti - textová pole pro zadání informací o události,

  • zaměření - s našeptávačem pro pohodlné zadání sportovních disciplín nebo vašich vlastních kategorií,

  • webové stránky - URL události,

  • kontaktní osoba - jméno, telefon a email na osobu zodpovědnou za organizaci události,

  • pořadatele - z nabídky vašich členských spolků, pokud využíváte tarif PORTAL,

  • místo konání - s našeptávačem a mapou pro pohodlné zadání lokality.

Po dokončení úprav nezapomeňte svou práci Uložit.

udalost zakladni udaje
Obrázek 3. Základní údaje události
udalost zakladni udaje2
Obrázek 4. Místo konání události

Bloky

Bloky definují jednotlivé části události. Může se jednat například o dílčí zkoušky nebo soutěže.

bloky seznam
Obrázek 5. Seznam bloků

Nový blok přidáte tlačítkem +Nový.

blok novy
Obrázek 6. Přidání nového bloku

Po dokončení úprav nezapomeňte Uložit.

Nový blok pak uvidíte v seznamu bloků.

bloky novy v seznamu
Obrázek 7. Nový blok v seznamu bloků

Ceník

Ceník určuje cenu za událost, jednotlivé bloky a doplňkové služby. Můžete zde také definovat jednotlivé splátky.

Vyplněný ceník slouží jako podklad pro automatické generování pohledávek pro účastníky události.

Ceny za účast

V ceníku můžete definovat:

  • celkovou cenu za událost a její alternativy (např. akční nebo zlevněné vstupné),

  • cenu za jednotlivé bloky, kde každý blok má svou vlastní cenu,

  • zadat doplňkové služby a jejich cenu,

  • s tarifem PREMIUM a PORTAL můžete pro všechny ceny definovat splatnost nebo umožnit rozdělení platby na více splátek.

Pokud položka nejde upravit nebo smazat, znamená to, že k ní existují pohledávky.

Pokud chcete přestat nabízet službu, můžete využít funkci skrytí, která je označena ikonou ikona oko ne modra u příslušné položky.

Cena za blok se váže na existující blok. Pokud smažete blok, smaže se i jeho cena v ceníku.

cenik
Obrázek 8. Ceník události

Ceny za vstupenky

Po výběru plánu na kartě Vstupenky se vám zpřístupní nastavení cen pro daný plán.

Plán může být předem rozdělený do více skupin (např. Sál a Balkón). Ke každé skupině je definován alespoň jeden typ vstupenky. Pokud chcete rozlišovat různé typy vstupného (např. dospělý/dětský, s večeří/bez večeře) můžete přidat další řádky s cenou.

Pokud chcete některý typ vstupného v průběhu prodeje přestat nabízet, můžete využít funkci skrytí, která je označena ikonou ikona oko ne modra u příslušné položky.

Dále můžete nastavit:

  • splatnost pohledávky - buďto do určitého počtu dní od objednávky, nebo do pevného data před konáním události.

Volba bankovního účtu

U vybraných událostí je možné nastavit jiný bankovní účet než hlavní, který se bude zobrazovat v platebních výzvách. Další účty lze přidávat na stránce Moje organizaceBankovní spojení. Ve výchozím nastavení se do platebních údajů vloží hlavní účet, pokud je nastaven.

volba bankovniho uctu
Obrázek 9. Volba bankovního účtu

K události lze nastavit pouze účty ve stejné měně, kterou organizace používá jako primární měnu.

Ekonomika není provázaná s bankovními účty, proto v případě použití párování plateb z cizího účtu budou platby součástí ekonomiky bez ohledu na účet, ze kterého proběhne import úhrad.

Registrace

Karta Registrace v detailu události umožňuje nastavit formulář, jeho atributy a chování při registraci účastníka na událost.

Shrnutí

V této části nastavíte základní chování registrace:

  • Povolit on-line registraci na událost - umožní registrovat účastníky na událost. Tuto možnost označte ve chvíli, kdy je hotové celé nastavení registrace a chcete uživatelům umožnit registrovat se na událost.

  • Povolit odeslání více registrací na tutéž osobu - registrace je primárně určena jen pro jednu konkrétní osobu. Pokud požadujete, aby osoba mohla odeslat regigistrační formulář vícekrát, vyberte tuto možnost.

  • Dostupnost registrace

    • komu je registrace na událost dostupná - pro veřejnost (uživatelé bez přihlášení do systému) nebo jen přihlášeným uživatelům,

    • čas, po který bude registrace na událost dostupná.

  • Po odeslání formuláře

    • volba akce, zda odeslat pouze potvrzení o registraci e-mailem nebo rovnou přesměrovat na pokyny k platbě,

    • výběr platební metody.

  • Stav registrace po odeslání - určuje stav registrace poté, co je odeslán registrační formulář. K vyfiltrování na seznamu účastníků.

    • Povolit stornování účasti - možnost provést stornování účasti účástníkem u konkrétní události. Účastnik bude moct provést storno na Kartě člena nebo v obdrženém e-mailu Rekapitulace registrace na událost. Po provedení stornování účasti se změní stav účasti na Stornována.

  • Odeslat kopii potvrzení registrace na - seznam e-mailových adres, na které budou odcházet kopie potvrzení registrace. Po povolení registrace na událost se do pole vyplní automaticky e-maily Manažerů organizace. Do seznamu lze přidat i další e-mailové adresy, na které budou také odcházet kopie potvrzení registrace. Minimálně musí být vyplňen jeden e-mail.

registrace nastaveni
Obrázek 10. Nastavení chování registrace - Shrnutí

Nastavení obsazenosti

Umožňuje nastavit kapacity a zapnout počítání volných míst a náhradníků.

registrace nastaveni obsazenosti
Obrázek 11. Nastavení limitů a automatického počítání obsazenosti události

Nastavení dalších informací

Doplňkové informace specifikují, které další položky potřebujete v události evidovat, příp. se mají sbírat v rámci registrace účastníka na událost. Můžete například specifikovat, že má účastník při registraci nahrát soubor nebo zadat velikost účastnického trička.

Definice nabízených položek se nachází v menu Události → Číselníky, případně v menu Administrace → Číselníky → Info.

doplnkove info registrace
Obrázek 12. Doplňková pole registrace

Dále v nastavení infa ve formuláři nastavíte požadované položky, které se mohou pro různá zobrazení formuláře lišit.

Všechny hodnoty doplňkového infa pak můžete zobrazit a editovat na seznamu účastníků pomocí přizpůsobení sloupců.

Koně/Psi

Pokud využíváte speciální modul jezdectví nebo kynologie, můžete uživatelům umožnit registraci na událost s vlastními objekty - koňmi či psy.

V takovém případě si v této části nejprve vytvoříte požadované pozice v dané události (např. Soutěžní kůň nebo Fena).

registrace kone
Obrázek 13. Pozice pro koně v registraci na událost

Kliknutím na tlacitko rozsireny filtr Nastavit filtry můžete vybrat, které objekty se v registraci mohou nabízet. Například jen ty s vyplněným majitelem nebo jen zvolené pohlaví. Aktivní omezení uvidíte ve sloupci Vybrané filtry.

Dále v nastavení vlastních objektů ve formuláři nastavíte pro každou pozici (koně/psa) požadované položky, které se mohou pro různá zobrazení formuláře lišit.

Nastavení formuláře registrace

V této části je možné nastavit položky ve formuláři pro registraci. Definice formuláře se skládá z několika částí:

Kliknutím na ikonu ikona external link za zatržítkem Povolit registraci na událost se dostanete na formulář registrace, kde můžete zkontrolovat vzhled a nastavené údaje.

Nastavení zobrazení

V případě, že máte více formulářů registrace (např. jeden pro nezletilé a jiný pro zletilé osoby), vyberte nejprve zobrazení toho formuláře, který chcete upravit.

Volba Zobrazení určeno pro slouží k určení významu vybraného formuláře. Nová registrace slouží pro prvotní sběr účastníků. Formulářem pro editaci registrace mohou účastníci vybrané údaje upravit nebo doplnit.

Povinný Název zobrazení (pokud je pouze jedno, tak se v registraci nezobrazí) můžete doplnit o Úvodní popis a Závěrečný text, které se zobrazí nad a pod formulářem.

registrace vyber zobrazeni
Obrázek 14. Nastavení formuláře registrace - Výběr zobrazení

S tarify PREMIUM nebo PORTÁL vám můžeme zpřístupnít možnost zařadit registrovanou osobu do členství, jakmile odešle registraci na událost.

registrace clenstvi
Obrázek 15. Nastavení přiřazení členství po odeslání registrace na událost
Osobní údaje

Následuje nastavení informací o dané osobě.

V levém boxu Dostupné údaje se nachází údaje, které jsou dostupné pro zobrazení ve formuláři.

Prostřední box Vybrané údaje zobrazuje údaje, které se budou ve formuláři zobrazovat.

Přesuny mezi Dostupnými a Vybranými položkami provedete uchopením a přetažením myší nebo pomocí šipek.

V pravém sloupečku zvolíte, které údaje budou ve formuláři povinné.

registrace formular os udaje
Obrázek 16. Výběr osobních údajů do formuláře registrace
Kontaktní údaje

Po nastavení osobních informací, které budete od uživatelů evidovat, můžete přidat také další kontaktní údaje.

Na výběr máte několik typů kontaktů, které můžete v registraci použít:

  • Kontaktní adresa,

  • Trvalý pobyt,

  • Matka,

  • Otec,

  • Zákonný zástupce,

  • Sídlo.

registrace formular kont typy
Obrázek 17. Výběr typů kontaktů do formuláře registrace

Přednastavené typy kontaktů mohou být změněny. Pro jejich úpravu kontaktujte technickou podporou.

Pro každý typ kontaktu můžete evidovat tyto atributy

  • Jméno,

  • E-mail,

  • Mobil,

  • Telefon,

  • Adresa.

V levém boxu Dostupné údaje se u každého kontaktu nachází údaje, které jsou dostupné pro zobrazení ve formuláři.

Prostřední box Vybrané údaje zobrazuje údaje, které se budou ve formuláři zobrazovat.

Přesuny mezi Dostupnými a Vybranými položkami provedete uchopením a přetažením myší nebo pomocí šipek.

V pravém sloupečku zvolíte, které údaje budou ve formuláři povinné.

registrace formular kontakty
Obrázek 18. Výběr atributů kontaktů a nastavení povinných polí
Koně/Psi

Požadované údaje o vlastních objektech nastavíte postupně, pro každý objekt zvlášť, obdobně jako osobní a kontaktní údaje.

Nejprve vyberte, které z předem definovaných pozic pro koně/psy se mají v registraci vyplňovat.

registrace vyber assetu
Obrázek 19. Výběr objektů pro registraci

Dále můžete pro každou pozici určit tyto vlastnosti:

  • Povinné - zda bude jej má uživatel povinně vyplnit pri registraci na událost.

  • Povolit založit nový - zda může uživatel zadat zcela nového psa/koně, který se dosud nenachází v evidenci.

  • Pouze vlastní/z organizace - zda uživatel vybírá pouze z vlastních koní/psů nebo může vybírat ze všech koní/psů v evidenci.

  • Vybraná pole + z toho povinné - určí, které atributy je možné při registaci vyplnit a které z nich jsou povinné.

registrace vlastnosti assetu
Obrázek 20. Nastavení vlastností koně/psa pro registraci
Info

V levém boxu Dostupné údaje se nachází předem vybraná doplňková infa, která jsou dostupná pro zobrazení ve formuláři.

Prostřední box Vybrané údaje zobrazuje údaje, které se budou ve formuláři zobrazovat.

Přesuny mezi Dostupnými a Vybranými položkami provedete uchopením a přetažením myší nebo pomocí šipek.

V pravém sloupečku zvolíte, které údaje budou ve formuláři povinné.

Souhlasy v registraci

Na závěr registračního formuláře je vhodné zařadit podmínky účasti na akci. Ty se mohou dělit na povinné a nepovinné.

Povinné podmínky

Informace o akceptování nezbytných podmínek odesláním registrace (např. obchodní podmínky nebo informace o oprávněném zájmu na zpracování osobních údajů) uvádějte do Závěrečného textu v registračním formuláři. Jednotlivé body můžete doplnit odkazy na plné znění podmínek. Odesláním registrace osoba vyslovuje souhlas s definovavými podmínkami.

Nepovinné souhlasy

Pro sběr dobrovolných souhlasů (např. souhlas se zasíláním nesouvisejících marketingových sdělení nebo souhlas s fotografováním) využijte Doplňkové info. Název doplňkového infa by neměl být příliš dlouhý, pro podrobnější popis souhlasu použijte popis doplňkového infa v Administrace → Číselníky → Info. Popis se pak zobrazí v registračním formuláři u zobrazeného doplňkového infa.

Pokud je třeba doložit naskenované potvrzení, můžete využít povinné Doplňkové info typu Odkaz na dokument.

Odbavení účasti

V nastavení odbavení účasti můžete nastavit tyto možnosti:

Přidat odbavovací kód do potvrzení registrace

Po zvolení této možnosti bude v e-mailu Rekapitulace registrace zobrazen i odbavovací kód ve formě QR kódu a jeho přepis do znaků v případě nečitelnosti. QR kód bude také v příloze e-mailu.

Povolit odbavení účasti externími kontrolory

Po zvolení této možnosti bude u události možné použít skener pro odbavení účasti na vstupu. Pro zpřístupnění skeneru se musím do pole Přístupový kód zadat unikátní kód, který předáte kontrolorům.

Vstupenky

Modul vstupenky je možné zpřístupnit v tarifech PREMIUM a PORTAL. Pro jeho aktivaci kontaktujte technickou podporu.

Nastavení vstupenek před jejich spuštěním se skládá ze dvou částí:

  • plány sálu a proces nákupu,

  • nastavení cen.

Na kartě Vstupenky je k dispozici nabídka tzv. plánů. Z předem definovaných rozmístění si vyberete, které se má použít.

Plány vstupenek

Do systému je možné nahrát nový plán vstupenek v SVG formátu přes Události → Plány vstupenek. Pro použití při nákupu vstupenek je nutné mít plánek přesně definovaný.

Každé sedadlo musí splňovat následující vlastnosti:

  • musí být třídu seat (aby bylo sedadlo klikatelné)

  • musí mít jedinečné id (aby bylo možné sedadlo jednoznačně rozlišit)

  • musí mít definovanou dodatečnou třídu určují cenovou kategorii (například sál, balkón, salónek)

  • musí mít definovaný titulek (který se zorbazí na vstupence a v platbě)

Ukázkový kód sedadla v SVG.

<rect id="sal_1_1" class="seat sal" x="0" y="0" width="15" height="16" style="fill: rgb(132, 132, 132);">
    <title>Stůl 1</title>
</rect>

Pro potřeby definice plánu vstupenek může využít naší SVG šablony. K editaci plánu můžeme doporučit bezplatný nástroj Inkscape.

Blokace míst

Pokud jsou některá místa na dané události nedostupná (např. nedojde k otevření salónku nebo je z technických důvodů nutné některé stoly odebrat) využijte tlačítko Přehled vstupenek a vybraná místa předem zablokujte.

Ke vstupenkám jsou dostupná další nastavení:

  • Dostupnost registrace

    • komu je registrace na událost dostupná - pro veřejnost (uživatelé bez přihlášení do systému) nebo jen přihlášeným uživatelům,

  • Dostupné způsoby úhrady

    • výběr platební metody.

  • Úvodní popis a Závěrečný text

    • pokyny, které se zobrazí nad a pod formulářem.

  • Nastavení prodeje dle jednotlivých plánů

    • čas, po který bude prodej vstupenek dostupný,

    • délka dočasné rezervace místa před dokončením nákupu,

    • unikátní kód pro zpřístupnění skeneru pro odbavení u vstupu - vygenerovanou hodnotu můžete přepsat na vlastní (např. ples-hasici-2023).

Termín prodeje je možné nastavit buďto neomezeně nebo nejprve zpřístupnit prodej s omezením maximálního počtu vstupenek na jeden nákup a od určitého termínu spustit druhou vlnu prodeje bez limitu.

Po výběru plánu můžete přejít do karty Ceník a pro jednotlivé skupiny míst nastavit požadované ceny.

Přílohy

V detailu události v kartě Přílohy můžete k události přidat:

  • dokumenty ke stažení,

  • fotogalerii s obrázky.

Přidání dokumentu

Pro přidání dokumentu klepněte na ikonu ikona nahrat, vyberte požadovaný soubor a pokračujte tlačítkem Nahrát.

Nahrané soubory poté budou ke stažení v členské sekci v detailu události v části Dokumenty.

udalost cs dokumenty
Obrázek 21. Seznam dokumentů v detailu události v členské sekci

Přidání obrázku do fotogalerie události

Přidat obrázek do fotogalerie události je možné dvěma způsoby.

  • nahrát zcela nový obrázek tlačítkem +Nahrát z počítače a výběrem obrázku uloženého v počítači. Nahraný obrázek se automaticky uloží do dokumentů v úložišti do složky Fotogalerie.

  • vybrat obrázek z úložiště ze složky Fotogalerie tlačítkem Vybrat z nahraných.

udalost fotogalerie
Obrázek 22. Možnosti přidání obrázku do fotogalerie události

Jak nahrát obrázky do fotogalerie v úložišti se můžete dozvědět zde.

Výběr titulního obrázku

Titulní obrázek vybíráte ze souborů, které jsou již k události přidány. Automaticky se jako titulní obrázek označí první přidaný soubor. Změnu provedete jednoduše kliknutím na tlačítko Nastavit jako titulní obrázek, které se nachází v levém horním rohu zvolené fotografie. Titulní obrázek může být právě jeden.

udalost fotogalerie titulka
Obrázek 23. Nastavení titulního obrázku fotogalerie události

Správa účastníků

V detailu události s povolenou registrací naleznete seznam účastníků s odeslanou registrací.

Účastník události vzniká:

  • vyplněním on-line registrace,

  • přidáním účastníka v Manažerské sekci za pomocí funkce Nový účastník,

  • přeregistraci účastníka v Manažerské sekci za pomocí funkce Nová registrace.

udalost seznam ucastniku
Obrázek 24. Seznam účastníků události

Zobrazení sloupců umožňuje ukládat vlastní nastavení tabulky. Zvolené zobrazení se použije na všechny události dané organizace i nově vytvořené události.

V seznamu účastníků můžete nastavit zobrazování také těchto sloupců

  • Cena - základní či alternativní cena, kterou má účastník zaregistrovanou (vychází z ceníku události)

  • Bloky - bloky, které účastník označil ve své registraci (vychází z ceníku události)

  • Služby - doplňkové služby, které účastník označil ve své registraci a jejich počet (vychází z ceníku události)

  • Stav registrace

  • Stav úhrady - uhrazeno, neuhrazeno, částečně uhrazeno, přeplatek, bez platby

  • Zbývá uhradit

  • Vlastní objekty (koně/psi) - pokud používáte jezdectví či kynologii a umožňujete zadat vlastního koně či psa v registraci

  • Kontrola duplicit - indikátor podezření na duplicitně založenou osobu, podrobnější informace najdete v kapitole Kontrola duplicit osob

seznam ucastniku info
Obrázek 25. Seznam účastníků

Změna stavu registrace

Změnu stavu registrace účastníka provedete

  • jednotlivě u každého účastníka zvlášť klepnutím na ikonu tužky,

  • hromadně označením požadovaných osob a použitím tlačítka Hromadné operace, následně vyberte požadovaný stav a uložte.

Vlastní objekty

Pokud se uživatelé mohou registrovat na událost s vlastními objekty (koňmi/psy), lze provést změnu vlastních objektů přímo na seznamu účastníků klepnutím na ikonu tužky a výběrem požadované možnosti.

ucastnici seznam zmena objektu
Obrázek 26. Změna vlastních objektů v registraci účastníka

V případě, že účastník nemá k dispozici žádný vlastní objekt, je možné mu jej přidat v jeho kartě člena, v záložce Vlastní objekty (např. Koně).

Nový účastník

Kliknutím na tlačítko +Nový účastník v seznamu účastníků události se otevře panel, kde můžete zadat údaje nového účastníka.

udalost novy ucastnik
Obrázek 27. Zadání nového účastníka události

Začnete-li psát do pole Příjmení, nabídnou se vám vedené osoby. Výběrem z nabídky se obsah panelu nastaví na přidávání vybrané osoby. Pokud chcete zadat osobu jinou, klikněte na tlačítko Vymazat údaje.

Druhá možnost je vytvoření nové osoby, která vznikne vyplněním povinných polí v panelu.

Po vybrání existující osoby nebo po vypsání polí pro vytvoření nové osoby si můžete vybrat, kterých bloků se osoba bude účastnit.

udalost ucast v soutezich
Obrázek 28. Výběr bloků, kterých se bude účastník účastnit

Pokud chcete k nově registrovanému uživateli přidat pohledávky, zatrhněte možnost vytvořit také pohledávky. Zde můžete zvolit typ ceny za událost, dále pak služby a jejich počet. V poli Celkem je celková suma, kterou bude účastník platit. Pokud máte v ceníku události definované splátky, ukáže se Vám rozpis cen pro jednotlivé splátky.

udalost novy ucastnik pohledavky
Obrázek 29. Vytvoření pohledávek pro nového účastníka

Kliknutím na tlačítko Přidat účastníka a následným potvrzením se vytvoří nový účastník.

Pokud Vámi vybraná osoba už je účastníkem dané události, systém vám neumožní přidat ji znovu.

Přesun účastníků

Ze seznamu účastníku konkrétní události Události → Vybraná událost → Seznam účastníků nebo z celkového přehledu Události → Přehled účastníků je možné provést hromadnou registraci účastníků na jinou událost.

Nová registrace účastníků

Vybraní účastníci budou zaregistrování na další událost a na vybrané bloky, pokud je událost obsahuje. Původní registrace zůstává beze změny.

Pro novou registraci zvolte v Události → Vybraná událost → Seznam účastníků nebo Události → Přehled účastníků možnost Hromadné operace → Nová registrace.

  • V dialogu si můžete zvolit stav registrace účastníka.

  • Pokud se vybraní účastníci účastní cílové události, jejich registrace se neprovede a uvidíte jejich seznam po vytvoření nových registrací.

  • Pokud počet vybraných účastníků přesahuje počet volných míst, systém vás upozorní, ale umožní vám registraci provést.

Součástí přeregistrace je možnost vygenerovat pohledávku stejně jako v dialogu Nový účastník.

Přesun účastníků

Pokud potřebujete vybrané účastníky přesunout na jinou událost, použijte funkci Nová registrace a původní registraci včetně pohledávek stornujte nebo zcela odstraňte.

Odbavení účasti

Po odeslání registrace na událost se k účastníkovi vytvoří Kód pro odbavení, který lze použít ke kontrole po předložení na vstupu.

V případě, že chcete použít u události Odbavení účasti, nezaponeňte v definici události nastavit možnost Přidat odbavovací kód do potvrzení registrace, aby účastníkovi přišel kód ve formě QR kódu do e-mailu a mohl jej použít na vstupu na události.

Pro kontrolu odbavení si v Seznamu účastníků můžete zobrazit sloupce Odbaveno (Ano/Ne), Čas odbavení a Kód pro odbavení pro případnou vizuální kontrolu v případě problémů s odbavením na vstupu.

V případě, že účastník nemá u sebe k dispozci Kód pro odbavení z potvrzovacího e-mailu, může jako zálohu použít Kód osoby z Členské vizitky na Kartě členaZobrazit vizitku.

Upozornění: Kód osoby lze využít jen v případě jedné registrace na stejnou událost. U více registrací na stejnou událost musí předložit Kód pro odbavení odeslaný pro každou registraci zvlášť na e-mail.

Operace dostupné v manažerské sekci

Na kartě Seznam účastníků jsou k odbavení účasti dostupné tyto úkony:

  • odbavení účasti - spuštění skeneru pro odbavení u vstupu.

U vybraných účastníků lze provést tyto Hromadné operace:

  • odeslat kódy pro odbavení - zaslat na e-mail PDF s kódy pro odbavení na kontakty dané osoby,

  • zrušit odbavení - dojde ke smazání času odbavení. Je možné využít pro opětovné použití kontroly účasti v jinou dobu.

Kontrola účastníků u vstupu

Odbavení účasti probíhá naskenováním QR kódu (a jeho přepis do znaků v případě nečitelnosti), který účastník obdržel v rekapitulaci registrace.

Skener zpřístupníte na adrese pohodlne.info/odbaveni-ucasti. Pro aktivaci skeneru je nutné znát Kód pro kontrolory pro danou událost, který nastavíte v definici události.

Po zadání kódu pro kontrolory se zobrazí čtečka QR kódů. Naskenovaných kódů pro odbavení mohou nastat následující stavy:

  • zelená - platný vstup,

  • oranžová - účastník už byl jednou odbaven,

  • žlutá - neuhrazené pohledávky,

  • červená - neplatný kód pro odbavení nebo stornovaná účast,

  • růžová - nelze ověřit, existuje více registrací, kde účastník použil Osobní kód.

Informace o osbavení vstupu se následně zobrazuje také v Seznamu účastníků ve sloupcích Odbaveno (Ano/Ne) a Čas odbavení.

Rezervace vstupenek

Modul vstupenky je možné zpřístupnit v tarifech PREMIUM a PORTAL. Pro jeho aktivaci kontaktujte technickou podporu.

V seznamu účastníků se na kartě Vstupenky zobrazují provedené rezervace.

Rezervovat vstupenky je možné:

  • z detailu události prostřednictvím formuláře Koupit vstupenky (lze odkazovat také přímo na stránku s rezervačním formulářem),

  • z manažerské sekce - ručním zadáním.

Nákup přes objednávkový formulář

Dle nastavení prodeje se na Detailu události zpřístupní tlačítko Koupit vstupenky.

Nákup je dle nastavení možný také pro veřejnost, v tom případě jsou vyžadovány také kontaktní údaje a v evidenci vzniká nová Osoba.

Po objednávce jsou osoby přesměrovány na pokyny k platbě. Výzva odchází také e-mailem.

Po automatickém zaznamenání úhrady (při využití platební brány nebo párování) odchází kupujícím e-mail Akceptace platby, který obsahuje PDF přílohu s objednanými vstupenkami.

Vstupenky po ručním zaznamenání úhrady nebo zdarma je nutné následně zaslat z MS s využitím funkce Odeslat vstupenky.

Stav uhrazení vstupenky můžete zkontrolovat v Seznamu účastníků na kartě Vstupenky ve sloupci Stav platby.

Operace dostupné v manažerské sekci

Na kartě Vstupenky můžete provést různé úkony:

  • rezervace vstupenek - z manažerské sekce jsou dostupná také zablokovaná místa,

    • s vybráním konkrétní osoby z evidence,

    • bez majitele (např. pro sponzory),

  • kontrola vstupenek - spuštění skeneru pro odbavení u vstupu,

  • tisk plánu -vytisknout aktuální obsazenost sálu.

U vybraných vstupenek lze provést tyto Hromadné operace:

  • stáhnout vstupenky - uložit PDF se vstupenkami,

  • odeslat vstupenky - zaslat na e-mail PDF se vstupenkami na kontakty dané osoby,

  • zrušit odbavení - dojde ke smazání času odbavení. Je možné využít pro opětovné použití vstupenky v jinou dobu,

  • smazat vybrané rezervace - při této volbě je možné daná místa dočasně zablokovat a provést tak přesuny.

Pokud nenačítáte úhrady automaticky, zaplacení vstupenek můžete zaznamenat u vybrané pohledávky na kartě Platby a následně zaslat vstupenky přes funkci Odeslat vstupenky.

Kontrola vstupenek u vstupu

Modul vstupenky je možné zpřístupnit v tarifech PREMIUM a PORTAL. Pro jeho aktivaci kontaktujte technickou podporu.

Každá vygenerovaná vstupenka obsahuje QR kód (a jeho přepis do znaků v případě nečitelnosti předložené vstupenky).

Skener zpřístupníte na adrese pohodlne.info/kontrola-vstupenek. Pro aktivaci skeneru je nutné znát Kód pro kontrolory pro daný plán, který nastavíte v definici vstupenek.

Po zadání kódu pro kontrolory se zobrazí čtečka QR kódů. Naskenované vstupenky mohou být v následujících stavech:

  • zelená - platná vstupenka,

  • oranžová - již použitá vstupenka,

  • žlutá - neuhrazená vstupenka,

  • červená - neplatná vstupenka.

Informace o použití vstupenky se následně zobrazuje také v Seznamu účastníků na kartě Vstupenky ve sloupcích Odbaveno (Ano/Ne) a Čas odbavení.

V seznamu účastníků na kartě Vstupenky je k dispozici i Kontrolní kód uvedná na vstupence pro případnou vizuální kontrolu v případě problémů s odbavením na vstupu.

Prezenční listina

Jednoduchou prezenční listinu ve formátu .pdf dostanete použitím tlačítka Dokumenty → Prezenční listina na seznamu účastníků.

udalost prezencni listina
Obrázek 30. Prezenční listina účastníků události

Přehled účastníků

Menu Události → Přehled účastníků zobrazíte seznam účastníků všech událostí. Samozřejmostí je možnost filtrace podle zvolených událostí i ostatních atributů.

prehled ucastniku
Obrázek 31. Přehled účastníků vybrané události Mistrovství WAKA 2021

Nad seznamem lze provádět některé hromadné operace:

ucastnici zmena stavu registrace
Obrázek 32. Změna stavu registrace vybraných účastníků
  • Generování čísel účastníků - sekvenčně (od zvolené počáteční hodnoty) vygeneruje čísla vybraným účastníkům,

ucastnici generovani cisel
Obrázek 33. Vygenerování čísel zvoleným účastníkům od hodnoty 6
  • Nová registrace - vybrané účastníky zaregistruje na další událost, včetně výběru bloků. Lze nastavit stav registrace a můžete také rovnou vytvořit pohledávky,

ucastnici nova registrace
Obrázek 34. Vytvoření nové registrace vybraným účastníkům
  • Smazání neuhrazených plateb - u daných účastníků můžete smazat jejich neuhrazené platby za jejich událost. Daná registrace účastníka se nemaže. Lze použít například pokud se na událost nedostavil, nebo došlo ke zrušení akce.

  • Odebrat účastníky - odebrání účastníků z události.

Ekonomika události

Menu Platby účastníků v detailu události s povolenou registrací se nachází přehled jednotlivých pohledávek všech účastníků události.

udalost platby ucastniku
Obrázek 35. Seznam plateb účastníků

Zobrazení sloupců umožňuje ukládat vlastní nastavení tabulky. Zvolené zobrazení se použije na všechny události dané organizace i nově vytvořené události.

V seznamu plateb účastníků můžete nastavit zobrazování také těchto sloupců

  • Cena - částka za základní nebo alternativní cenu v dané pohledávce

  • Očekávaný příjem

  • Položky - cena, bloky a služby, které má účastník zaregistrované

  • Bloky - suma částek za bloky v dané pohledávce

  • Služby - suma částek za služby v dané pohledávce

  • Stav registrace

  • Stav úhrady - uhrazeno, neuhrazeno, částečně uhrazeno, přeplatek, bez platby

  • Zbývá uhradit

  • Vlastní objekty (koně/psi)

Pohledávky vznikají automaticky po odeslání registračního formuláře v závislosti na nastavení ceníku a nastavení registrace, kde se nastavuje také způsob placení (ihned platební bránou, převodem a/nebo hotově).

V případě, že jsou v ceníku nastaveny splátky, vzniká účastníkovi více pohledávek a po odeslání registrace je vyzván k zaplacení pouze první pohledávky.

Oslovte osoby s neuhrazenými platbami.

E-mail ke platbě můžete vybraným osobám zaslat z detailu události → záložky Platby účastníků kliknutím na možnost Napsat e-mail. V dialogovém okně pak dvojklikem zvolte některou ze šablon v části Šablony pro tuto pohledávku. Do těla e-mailu se automaticky doplní údaje pro vybranou platbu dané osoby.

Stejný postup je možné provést z menu Ekonomika → Platby.

E-mail můžete zaslat také z Detail osoby → Události → Platby po rozbalení konkrétní pohledávky kliknutím na ikonu ikona email.

platby ucastniku email
Obrázek 36. Zaslání připomínka vybrané platby účastníka události

Ruční generování pohledávek

V některých případech je potřeba dodatečně vygenerovat nové pohledávky. K tomu slouží dvě možnosti:

  • vytvořit pohledávky - umožňuje libovolně nastavit parametry platby,

  • přidat splátky - řídí se výhradně nastavením ceníku události.

Pokud účastník požádá například o rozdělení platby na více částí, je potřeba dodatečně vygenerovat nové pohledávky. V seznamu účastníků vyberte účastníky, kterým má vzniknout nová pohledávka a použijte tlačítko Hromadné operace → +Vytvořit pohledávky.

ucastnici nove pohledavky
Obrázek 37. Zadání nové pohledávky vybraným účastníkům

Vyplňte požadované položky a uložte.

Druhá možnost pro dodatečné vygenerování pohledávek je Hromadné operace → +Přidat splátky. Tato funkce se zobrazí pouze pokud má událost v ceníku definovaná data splatnosti. Slouží pro vygenerování pohledávek k existujícímu účastníkovi, který nemá žádné pohledávky. Pohledávky se vygenerují podle zadaných informací v ceníku.

Úprava existujících pohledávek

Parametry pohledávek lze změnit v seznamu plateb účastníků jejich označením a použitím tlačítka Hromadné operace → Změnit parametry platby/Změnit služby.

Pokud jsou vybráni účastníci, kteří se účastní různých bloků, systém Vás upozorní, že není možné zobrazit celkovou cenu pohledávek, protože každý účastník bude mít různou cenu na základě vybraných bloků.