Mailing

Aplikace Pohodlne.info umožňuje komunikovat s jednotlivými osobami, zasílat hromadné e-maily na více vybraných osob i odesílat automatické systémové e-maily.

Odesílání zpráv

Ze systému můžete jednoduše odeslat e-mail osobám, které evidujete. Obsahem zprávy může být váš vlastní text nebo některá z přepřipravených šablon.

Dialog Napsat e-mail

E-maily můžete odesílat buď individuálně jedné vybrané osobě nebo také hromadně pro více vybraných osob najednou.

Zpráva pro jednu osobu

Jednotlivé e-maily jedné vybrané osobě můžete zaslat:

  • z detailu vybrané osoby v záložce Aktivity nebo po vybrání konkrétní pohledávky v záložce Členství a platby a Události → Platby.

email jednotlive napsat
Obrázek 1. Napsat e-mail z detailu osoby v kartě Aktivity
  • při výběru jedné osoby v seznamu osob, členů nebo účastníků událostí a v ekonomice.

email jednotlive napsat2
Obrázek 2. Napsat e-mail jednotlivci ze seznamu

Zpráva pro více osob

Tlačítko Napsat e-mail v seznamu osob, členů nebo účastníků událostí a v ekonomice umožňuje hromadné zaslání e-mailu vybraným osobám.

email hromadny napsat
Obrázek 3. Napsat hromadně e-mail vybraným osobám

Při použití šablon se obsah pro jednotlivé osoby generuje až při odesílání. Části, které budou vytvořeny na míru jednotlivým příjemcům, jsou ohraničeny hranatými závorkami [ ]. Pro zachování funkčnosti šablony takto ohraničené části nikdy neupravujte.

Odesílatel

V dialogu Napsat e-mail v kolonce Odesílatel můžete zvolit, zda odesílatelem e-mailu bude přihlášený uživatel nebo e-mail organizace.

email odesilatel
Obrázek 4. Volba odesílatele e-mailu

Neověřená e-mailová adresa

Pro odesílání lze použít pouze předem ověřené e-mailové schránky. Pokud vaše adresa není ověřená, budete upozorněni, že e-mail bude odeslán z adresy @pohodlne.info a pro odpověď bude nastavena adresa vybraná v poli Odesílatel.

Pro více informací o ověření e-mailové adresy nebo nastavení vlastní domény pro odesílání e-mailů, prosím kontaktujte technickou podporu.

Nastavení vlastního podpisu

Využijte možnost přidat do e-mailů automatický podpis za osobu nebo organizaci.

Podpis pro konkrétní osobu nastavíte v Profil uživatele → Základní údaje.

Podpis organizace, který se bude vkládat na konec automatických e-mailů nebo e-mailů bez podpisu uživatele, nastavíte v Moje organizace → Podpis v e-mailu.

Příjemci

V dialogu Napsat e-mail v kolonce Příjemce můžete zvolit na jaký kontakt bude e-mail odeslán.

Využijte funkci kontrola příjemců, abyste si ověřili, zda jsou vybrané kontakty v pořádku.

Výběr kontaktů individuálního e-mailu

Vybíráte z kontaktů evidovaných u obesílané osoby.

email jednotlivy prijemci
Obrázek 5. Výběr příjemců e-mailu odesílaného jednotlivě

Výběr kontaktů při hromadném odesílání e-mailu

Při hromadném odesílání e-mailu můžete zvolit, na jaký typ kontaktu bude e-mail odeslán pro všechny zvolené osoby. Nabídka závisí na kontaktních typech, které jsou evidovány u vybraných osob.

email hromadny vyber kontaktu
Obrázek 6. Výběr typů kontaktů pro zaslání hromadného e-mailu

V případě, že u některé z vybraných osob zvolený kontaktní typ neevidujete, systém vás upozorní.

email hromadny chybejici kontakt
Obrázek 7. Chybějící kontakt u osoby při zasílání hromadného e-mailu

Osoby ve vztahu

Pokud u vybraných osob máte nastavené také vztahy (např. rodič, partner, statutár, …​), můžete e-maily odesílat i na osoby ve vztahu. Opět zde vybíráte typ kontaktu, na který se bude pošta odesílat.

email vyber kontaktu vztahy
Obrázek 8. Výběr typů kontaktů osob ve vztahu k osobám vybraným pro odeslání e-mailu

Kontrola příjemců

Kontrola se provede automaticky při odeslání e-mailu, ale je možné ji provést také ručně pomocí tlačítka ikona kontrola prijemcu

email hromadny kontrola
Obrázek 9. Tlačítko pro spuštění kontroly příjemců

Systém vás informuje o počtu osob, které budou osloveny, případně o chybějících kontaktech či nesprávném zadání kontaktů.

Nevalidní adresa

V případě, že e-mailová adresa příjemce je vadná, systém vás upozorní a umožní e-mailovou adresu ihned opravit. Klepněte na ikonu tužky, opravte a uložte. Oprava se promítne také přímo do kontaktů osoby.

email hromadny nevalid adresa
Obrázek 10. E-mailová adresa osoby není validní, můžete ji okamžitě opravit
Zcela chybějící kontakt

Pokud u některé z vybraných osob není uveden žádný ze zvolených kontaktů, systém vás upozorní. Těmto osobám nemůže být e-mail odeslán.

email hromadny nema kontakt
Obrázek 11. U vybraných osob chybí všechny zvolené kontaktní typy

Možnosti odeslání

Jednotlivý i hromadný e-mail odešlete klepnutím na tlačítko Odeslat.

Po odeslání e-mailové zprávy je v dialogovém okně zobrazen celkový počet odesílaných zpráv a následně jsou zprávy zařazeny do fronty pro zpracování. Podle jejich množství pak postupně ze serveru odcházejí na vybrané adresáty.

email hromadny pocet odeslanych
Obrázek 12. Informační zpráva o počtu odeslaných zpráv

Podrobnosti o stavech zpráv po odeslání se dozvíte v této kapitole.

Odložit odeslání na později

Odložení odeslání je možné využít s tarify PORTAL a PREMIUM.

Pomocí této funkce si můžete jednoduše připravit seznam e-mailů k odeslání, které pak můžete zkontrolovat, případně upravit a až poté odeslat. Pro odložení odeslání připravené zprávy použijte tlačítko tlacitko odeslat pozdeji.

Takto připravené zprávy naleznete jednotlivě v Detailu osoby → Aktivity ve stavu Koncept a hromadně v menu Aktivity → Koncepty.

email odlozeny ceka
Obrázek 13. Odložený e-mail v detailu osoby v kartě Aktivity

E-maily chodí stále do SPAMU nebo do Hromadných e-mailů

Každý poskytovatel e-mailových schránek má nastavené různé filtry, kterými se snaží své klienty chránit od různých spamů a reklamních nabídek, které jejich klienti nechtějí. Chvíli trvá, než si filtry poskytovatelů všimnou, že by právě vaše e-maily mohly někoho i zajímat.

Obecná doporučená opatření, která by tento problém mohla eliminovat, jsou následující:

  • Označit adresu odesílatele jako důvěryhodnou adresu

  • Případně přesunout e-mail mezi doručené.

  • Přidat e-mail do kontaktů ve schránce.

  • Poslat odpověď, aby probíhala komunikace.

Předcházet této situaci by se mělo i tím, že mezi prvními e-maily odeslanými ze systému nebudou např. výzvy k platbě bez toho, aniž by se členem byla navázána nějaká předchozí komunikace, např. uvítání v novém systému aj. I takové e-maily filtry zachycují.

Pokud si někdo z příjemců nedokáže se situací poradit sám, můžete jej instruovat podle výše zmíněných opatřeních, které musí člen provést ve své schránce.

Další nastavení obsahu

Text e-mailu je možné upravit ručně pomocí standardního editoru nebo můžete použít předem připravenou šablonu dvojklikem v nabídce v pravé části obrazovky.

Součástí šablony může být automaticky generovaný text, který je ohraničen hranatými závorkami [ ]. Pro zachování funkčnosti šablony takto ohraničené části nikdy neupravujte.

Pokud chcete vidět, jak se obsah vygeneruje pro jednotlivé osoby, využijte funkci Odeslat později nebo šablonu použijte na jedné osobě.

Jak vložit obrázek do těla zprávy

Přidání obrázku do obsahu e-mailu můžete provést následujícím způsobem.

  • Obrázek nahrejte do Dokumentů a zpřístupněte pro veřejnost.

email nahrat soubor
Obrázek 14. Nahrání nového souboru s oprávněním pro veřejnost
  • Zkopírujte si do schránky URL obrázku.

email obrazek zkopirovat odkaz
Obrázek 15. Zkopírování URL pomocí pravého tlačítka myši
  • Vytvořte e-mail, v editoru e-mailu zvolte kurzorem myši umístění obrázku v textu a poté vložte obrázek pomocí ikonky ikona obrazek email

email obrazek vlozit
Obrázek 16. Ikona pro vložení obrázku do textu e-mailu
  • Vložte URL obrázku.

email vlozit obrazek url
Obrázek 17. Vložení zkopírované URL obrázku
  • Upravte parametry obrázku podle potřeby a klepněte na tlačítko OK.

email obrazek vlastnosti
Obrázek 18. Úprava vlastností obrázku

Přehledy aktivit

Záznamy o odeslaných zprávách a připravených konceptech naleznete v Detailu osoby → Aktivity a také v menu Aktivity ikona email

Stavy e-mailů po odeslání

Vytvořený e-mail se může nacházet v následujících stavech:

  • Probíhá odesílání - odeslané zprávy, které čekají na zpracování poštovním serverem,

  • Odesláno - zprávy, které poštovní server již zpracoval,

  • Částečně odesláno - alespoň jedna z odesílaných zpráv pro vybranou osobu byla poštovním serverem odeslána,

  • Nedoručeno - nedoručitelné zprávy (např. neexistuje příjemce, neexistuje doména, plná schránka…​), včetně zpráv označených poštovním serverem příjemce jako spam,

  • Koncept - zprávy, u kterých byla využita funkce odložené odeslání e-mailu.

Stavy jednotlivých zpráv můžete vidět v Detailu osoby v záložce Aktivity nebo v menu Aktivity → Odeslané e-maily. Pokud byl e-mail odeslán na více kontaktů, zobrazuje se také počet adres, na které byla zpráva odeslána.

emaily aktivity stavy
Obrázek 19. Stavy e-mailů v detailu osoby v kartě Aktivity

Kliknutím na ikonu lupy zobrazíte detailnější informace o stavu jednotlivých odesílaných zpráv, včetně informací o chybě při nezdařeném odeslání.

emaily odeslane detail stav
Obrázek 20. Detail stavů odeslaných zpráv jednotlivých příjemců

Dávky

V menu Aktivity → Dávky se nachází seznam odeslaných dávek aktivit typu e-mail se zobrazením úspěšnosti jejich odeslání.

Statistiky dávek je možné využít s tarify PORTAL a PREMIUM.

Jde o dávky jak z hromadných, tak i z jednotlivých e-mailů.

aktivity davky
Obrázek 21. Seznam odeslaných dávek a jejich úspěšnost

Popis dávky lze změnit poklepáním na ikonu ikona tuzka v příslušném řádku.

Popis dávky lze zadat také v dialogu před odesláním v dolní části dialogového okna v poli Popis dávky.

email popis davky
Obrázek 22. Popis dávky v dialogu před odesláním

Odeslané e-maily

V menu Aktivity → Odeslané e-maily se nachází seznam aktivit typu e-mail, které již byly odeslány.

Statistiky odeslaných e-mailů je možné využít s tarify PORTAL a PREMIUM.

Přehled neobsahuje koncepty.

aktivity odeslane emaily
Obrázek 23. Seznam odeslaných e-mailů

Detail stavu zobrazíte poklepáním na ikonu lupy.

aktivity detail stavu
Obrázek 24. Detail stavu vybrané aktivity

Podrobnosti o stavech aktivit se dozvíte v této kapitole.

Poklepáním na jméno osoby v kolonce týká se přejdete do detailu zvolené osoby do karty Aktivity.

Koncepty

V menu Aktivity → Koncepty naleznete připravené e-mailové zprávy, které zatím nebyly odeslány na poštovní server.

Jedná se většinou o e-maily, u kterých byla využita možnost odložené odeslání, která je dostupná u tarifů PREMIUM a PORTÁL.

emaily k odeslani seznam
Obrázek 25. Seznam e-mailů čekajících na odeslání

Detail e-mailu k odeslání

Detail e-mailu k odeslání zobrazíte klikem na ikonu ikona detail

email k odeslani detail
Obrázek 26. Detail e-mailu připraveného k odeslání

Úprava e-mailu k odeslání

Připravenou zprávu můžete upravit jednoduše klepnutím na ikonu ikona edit

email k odeslani upravit
Obrázek 27. Úprava připravené e-mailové zprávy

Odeslání připravených e-mailů

Požadované zprávy označte a použijte tlačítko tlacitko odeslat a svou volbu následně potvrďte v dialogovém okně.

emaily dialog potvrdit odeslani
Obrázek 28. Dialog pro potvrzení odeslání vybraných e-mailů

Šablony

V systému je připraveno několik šablon, které můžete využít v e-mailové komunikaci z aplikace. Některé šablony, např. rekapitulace přihlášky nebo aktivace účtu, jsou zasílány automaticky.

Součástí šablony může být automaticky generovaný text, který je ohraničen hranatými závorkami [ ]. Pro zachování funkčnosti šablony takto ohraničené části nikdy neupravujte.

Pokud chcete vidět, jak se obsah vygeneruje pro jednotlivé osoby, využijte funkci Odeslat později nebo šablonu použijte na jedné osobě.

Šablony pro modul Ekonomika

Součásti modulu Ekonomika je několik předpřipravených šablon, které vám umožní jednoduše oslovit osoby, u kterých evidujete pohledávky.

Následující šablony jsou součástí výchozího nastavení systému.

Pokud má vaše organizace nastaveny šablony na míru, mohou se lišit. Konzultujte jejich použití s technickou podporou.

K dispozici jsou šablony:

Šablony s kontextem vybrané platby

Pokud odesíláte e-mail s kontextem vybrané platby, je pravá část dialogu rozdělena na dvě části

  • Šablony pro tuto pohledávku - šablony, které pracují s kontextem konkrétní vybrané platby, tj. do těla zpávy se načtou informace o vybrané platbě

  • Ostatní šablony - šablony, které fungují bez kontextu vybrané platby

Některé šablony umí pracovat jak s kontextem vybrané platby, tak i bez něj, proto se nachází v obou částech. Jedná se o šablony Připomínka splatnosti, Upomínka, Výzva k platbě.

email kontext platby
Obrázek 29. Šablony s kontextem vybrané platby a bez něj

Výzva k platbě

S využítím šablony Výzva k platbě odešlete platební údaje pro vybranou pohledávku včetně QR kódu pro její snadné zaplacení převodem z účtu.

Při automatickém vzniku pohledávek k události je na kontaktní e-mail odeslána Výzva k platbě pro nejbližší pohledávku.

Z modulu Ekonomika můžete odeslat e-mail vybraným osobám kliknutím na možnost Napsat e-mail a dvojklikem na šablonu Výzva k platbě. Do těla e-mailu se automaticky doplní údaje pro všechny odpovídající pohledávky.

Výzvu můžete zaslat také z Detail osoby → Členství a platby nebo Detail osoby → Události → Platby po zvolení konkrétní pohledávky a kliknutí na ikonu ikona email a výběru možnosti Zaslat výzvu k platbě.

Všechny osoby, u kterých evidujete neuhrazené pohledávky, si můžete zobrazit v menu Ekonomika → Očekávaný příjem.

Připomínka splatnosti

Šablona Připomínka splatnosti slouží k upozornění na doposud neuhrazenou pohledávku, které se blíží datum splatnosti.

Z modulu Ekonomika můžete odeslat e-mail vybraným osobám kliknutím na možnost Napsat e-mail a dvojklikem na šablonu Připomínka splatnosti. Do těla e-mailu se automaticky doplní údaje pro všechny odpovídající pohledávky.

Připomínku můžete zaslat také z Detail osoby → Členství a platby nebo Detail osoby → Události → Platby po zvolení konkrétní pohledávky a kliknutí na ikonu ikona email a výběru možnosti Zaslat připomínku splatnosti.

Všechny osoby, u kterých evidujete pohledávky před splatností, si můžete zobrazit v menu Ekonomika → Pohledávky.

Upomínka platby

Šablona Upomínka platby slouží k upozornění na neuhrazenou pohledávku po splatnosti, tzv. nedoplatek.

Z modulu Ekonomika můžete odeslat e-mail vybraným osobám kliknutím na možnost Napsat e-mail a dvojklikem na šablonu Upomínka. Do těla e-mailu se automaticky doplní údaje pro všechny odpovídající pohledávky.

Upomínku můžete zaslat také z Detail osoby → Členství a platby nebo Detail osoby → Události → Platby po zvolení konkrétní pohledávky a kliknutí na ikonu ikona email a výběru možnosti Zaslat upomínku.

Všechny osoby, u kterých evidujete pohledávky po splatnosti, si můžete zobrazit v menu Ekonomika → Nedoplatky.

Akceptace platby

Akceptace platby informuje o aktuálním stavu pohledávky po přijetí úhrady.

Při automatickém uhrazení pohledávek se na kontaktní e-mail akceptace odesílá automaticky.

Při ručním zadání úhrady v Detailu osoby můžete odeslat akceptační e-mail zatržením Zaslat akceptaci platby.

Akceptaci můžete zaslat také z Detail osoby → Členství a platby nebo Detail osoby → Události → Platby po zvolení konkrétní pohledávky a kliknutí na ikonu ikona email a výběru možnosti Zaslat akceptaci platby.

Přehled plateb

Šablona Přehled plateb slouží k informování o všech existujících pohledávkách, a to jak uhrazených, tak neuhrazených (před splatností i po splatnosti).

Z modulu Ekonomika můžete odeslat e-mail vybraným osobám kliknutím na možnost Napsat e-mail a dvojklikem na šablonu Přehled plateb. Do těla e-mailu se automaticky doplní údaje pro všechny odpovídající pohledávky.

Přehled můžete zaslat také z Detail osoby → Členství a platby nebo Detail osoby → Události → Platby po zvolení konkrétní pohledávky a kliknutí na ikonu a výběru možnosti Zaslat přehled plateb.

Vlastní šablony

S tarify PREMIUM a PORTÁL si můžete nastavit také vlastní šablony.

Může se jednat o

  • šablonu newsletteru - má statický obsah a můžete si ji vytvořit sami, viz Vlastní šablona newsletteru

  • šablona pro osobu - s dynamickým obsahem, např. vlastní výzva k platbě - nastavíte ji ve spolupráci s technickou podporou

Vlastní šablona newsletteru

Na stránce Aktivity → Vlastní šablony máte možnost přidat do systému vlastní šablonu newsletteru.

Připravené newslettery budou zařazeny v nabídce mezi ostatními šablonami při odesílání e-mailů.

vlastni sablony
Obrázek 30. Seznam vlastních šablon newsletterů
Nová šablona newsletteru

Pomocí tlačítka ikona plus přidejte novou šablonu. Zadejte předmět e-mailu, vložte html kód předem připraveného newsletteru a uložte.

newsletter novy
Obrázek 31. Přidání nového newsletteru

Doporučujeme používat šablony vytvořené v aplikaci Mailchimp.

V případě použití jiných nástrojů pro tvorbu newsletterů je nutné ověření jejich funkčnosti. V takovém případě se obraťte na technickou podporu.