Dokumenty
Dokumenty nacházející se v systému mohou být několika druhů:
-
organizační - interní a veřejné dokumenty vaší organizace,
-
osobní - dokumenty přiřazené k osobě,
-
systémové - jako například profilové obrázky členů, koní, psů, fotogalerie událostí, dokumenty koní a psů.
Organizační a systémové soubory naleznete v úložišti v menu Dokumenty.
Osobní dokumenty můžete spravovatneveřejn v detailu osoby na záložce Dokumenty.
Správa úložiště
V manažerské sekci v menu 
Dokumenty se nachází seznam dokumentů s možností filtrování dle názvu dokumentu, kategorie nebo osoby, která dokument nahrála.
Po levé straně se nachází adresářová struktura úložiště dokumentů. Adresáře vytváří a spravuje manažer a slouží pro orientaci v souborech a nastavování oprávnění nad celým adresářem.
Dokumenty v úložišti mohou být organizační a systémové.
Systémové dokumenty
Systémové dokumenty se nachází v následujících adresářích:
-
Evidence profile pictures, který obsahuje profilové obrázky osob.
-
Jakmile uživatel ve svém profilu uloží profilovou fotografii, vloží se tento obrázek do složky Evidence profile pictures.
-
-
Koně/Psi, který obsahuje obrázky koní/psů a jejich vlastní dokumenty.
-
Jakmile uživatel uloží obrázek nebo dokument ke svému koni nebo psu, vloží se tento soubor do složky Koně/Psi.
-
-
Fotogalerie, kde se nachází obrázky použité v událostech.
-
Fotogalerie slouží pro přípravu událostí. Můžete sem obrázky nahrát předem a pak u zvolené události v kartě Fotogalerie vybírat z těchto nahraných, nebo můžete obrázky nahrát v definici vybrané události a nahrané soubory budou automaticky uloženy do Fotogalerie v úložišti, viz přílohy události.
-
|
V případě, že provedete editaci nebo smazání systémového souboru, který je navázán na uživatele/psa/koně/událost, tato změna/smazání se projeví také u daného uživatele/koně/psa/události. Při pokusu o smazání takového obrázku či dokumentu budete systémem upozorněni. 
Obrázek 2. Upozornění při pokusu o smazání fotografie navázané na událost
|
Organizační dokumenty
Organizační dokumenty jsou interní a veřejné dokumenty vaší organizace.
Soubory můžete zpřístupnit přihlášeným uživatelům, široké veřejnosti, nebo omezit jejich viditelnost jen pro vybrané skupiny přihlášených uživatelů - pomocí funkce pro nastavení oprávnění při nahrávání nebo editaci dokumentu.
Pro přehledné zobrazení dokumentů v členské sekci a v doplňku pro jiné weby je vhodné zařadit dokumenty do kategorií.
Jak nahrát nový dokument
Pomocí tlačítka 
nahrajeme nový soubor do adresáře, který jsme si předem označili.
V dialogovém okně je možné najednou nahrát více souborů.
Pro všechny nahrávané soubory bude platit nastavené oprávnění.
Nastavení oprávnění souboru
Pro každý adresář a dokument můžete nastavit, jaká skupina uživatelů k němu může přistupovat.
Toto nastavení oprávnění ovlivňuje viditelnost dokumentů jak v členské sekci, tak i v doplňku pro zobrazení dokumentů na jiných webových stránkách.
|
Jak ovlivňuje nastavení viditelnosti adresáře viditelnost vnořených dokumentů:
|
Máte několik možností jak nastavit oprávnění souboru nebo adresáře
-
Přístup pouze pro manažery - pokud nezaškrtnete žádnou z možností.
-
Přístup pro veřejnost - dokument je přístupný všem uživatelům přihlášeným i nepřihlášeným.
-
Přístup pro uživatele organizace - dokument je přístupný všem uživatelům přihlášeným do systému.
-
Přístup pro aktivní členství - přístup k dokumentu mají přihlášení členové s aktivním členstvím.
-
Přístup pro osoby ve skupině - dokument je přístupný pouze členům, kteří jsou zařazeni do zvolené skupiny.
|
Oprávnění pro zobrazení dokumentů jednotlivým členům můžete upřesnit s využitím skupin. Nabídka přístupů se řídí nastavením skupin v menu Administrace → Číselníky → Skupiny → Osoby. 
Obrázek 7. Umožnit nastavení oprávnění pro dokumenty u vybrané skupiny uživatelů
|
Nastavení kategorie souboru
Kategorie jsou klíčové pro zveřejnění dokumentů v členské sekci i v doplňku pro jiné weby.
Kategorii dokumentu lze upravit použitím ikony 
a výběrem požadované kategorie z nabídky v roletce. Funguje zde také vyhledávání pomocí našeptávače.
Pokud chcete založit novou kategorii, stačí ji do roletky zapsat a uložit.
V členské sekci pak mohou uživatelé podle zadaných kategorií dokumenty filtrovat.
|
Pro kontrolu, zda jsou kategorie nastaveny správně, můžete nahlédnout sami do členské sekce. Jako manažer můžete v členské sekci vidět i soubory, ke kterým členové nemají přístup. |
Zveřejnění dokumentů
K souborům organizace je možné přistupovat několika způsoby.
- Členská sekce
-
Zobrazení dokumentů uživatelům přistupujícím do členské sekce se řídí nastaveným oprávněním a kategorií dokumentů. Adresářová struktura, kterou vidíte v manažerské sekci se při zobrazení členům nevyužívá.
|
Pro kontrolu, zda jsou kategorie nastaveny správně, můžete nahlédnout sami do členské sekce. Jako manažer můžete v členské sekci vidět i soubory, ke kterým členové nemají přístup. |
- Doplněk na vašich webových stránkách
-
Zveřejnění dokumentů na Vašem webu provedete pomocí doplňku, který naleznete v menu Moje organizace → Doplňky. Pro pomoc s jeho použitím se prosím obraťte na náš helpdesk. Aby byly dokumenty dostupné i pro veřejnost (tedy neregistrované uživatele), je nutné u nich použít nastavení oprávnění Přístup pro neregistrované.
- Přímý odkaz
-
Dokument s dostatečně nastavenou viditelností můžete sdílet také přímým sdílením URL odkazu, na kterém se vám dokument otevře.
Osobní soubory
Jedná se o dokumenty přiřazené k osobě a dostupné pro zobrazení a nahrání v jejím detailu v kartě Dokumenty a také v členské sekci. Může se jednat například o potvrzení či certifikáty.
|
Osobní dokumenty se zobrazují pouze v detailu osoby, nikoli v menu Dokumenty. |
Nahrání osobního dokumentu
Osobní dokument může nahrát jak manažer, tak i osoba sama ve své kartě v záložce Dokumenty pomocí tlačítka 
.
V jednom dialogu je možné nahrát do jednoho bloku jeden a více dokumentů.
Dokument jako doplňkové info osoby
Odkaz na osobní dokument(y) osoby můžete použít jako doplňkové info typu Odkaz na dokument nebo Odkaz na více dokumentů v detailu osoby v kartě Info.
Tato infa si pak můžete nechat zobrazit v seznamech osob a členů. Do seznamu info přidáte jednoduše pomocí funkce přizpůsobení sloupců.
|
Pro využití funkce doplňkového infa osoby typu odkaz na dokument, nastavte jeho použití v menu Administrace → Číselníky → Osoby. 
Obrázek 14. Nastavení použití doplňkového infa u osob
|
Nové doplňkové info typu Odkaz na dokument
Pro přidání odkazu na dokument v Infu u konkrétní osoby přejděte do jejího detailu do karty Info a použijte tlačítko
Můžete přidat:
-
odkaz na již uložený dokument v kartě Dokumenty, zde využijete nabídku z roletky,
-
odkaz na zcela nový dokument, který nahrajete přímo v tomto dialogovém okně a tento se uloží k osobě do karty Dokumenty,
Soubory psa/koně
Jedná se o dokumenty přiřazené k psovi/koni. Může se jednat například o průkazy původu, diplomy, certifikáty, potvrzení…
Dostupné pro zobrazení, editaci a smazání jsou v úložišti v menu Dokumenty v adresáři koně/psi.
Přidávat, editovat a mazat je lze v detailu jedince. Více naleznete v kapitolách dokumenty psa a dokumenty koně.